黑幼龍
問題之所以出現，就是為了要解決。 －－列寧
如果聽說，有方法能「減輕一半的工作煩惱」，你或許半信半疑。
如果聽說，有方法能「減少四分之三開會的時間」，你可能根本不信。
據瞭解，許多企業主管最大的苦惱，就是整天有開不完的會，尤其金融、高科技等行業，每個禮拜平均得開十五次以上的會議。我還在宏碁電腦、光啟社工作時，就受夠了這種情況，開會幾乎佔去我大半的工作時間。
我明白你經驗豐富、做事幹練又有效率，對從事的行業的專業知識，很少有人知道得比你更多，如果真有好方法，可以減輕一半以上因工作而引起的煩惱，你早就用了。因此，你若認為那幾乎不可能，也是很正常的。
但是，請不要那麼快下定論，先讓我告訴你，曾任美國大出版商賽門修斯特（Simon & Schuster）股東兼總經理的里昂‧辛靜（Leon Schimkin），是怎麼做到的。
先準備回答四個問號
「過去十五年來每個工作天一半的時間，我都用在開會討論問題。我們該這樣做還是那樣做？還是什麼都不做？大家苦惱地思索、討論，不安地在椅子上扭動身軀、踱方步、爭執、兜圈子，搞得精疲力盡。」
這些曾讓辛靜頭疼的會議，恐怕也是許多企業主管的夢魘。終於，他做了兩個關鍵性的決定：
第一、立即停用過去的開會程序。這種程序是由大家提出各式各樣的問題，結尾則是「我們該怎麼辦」？
第二、建立新的規則。任何想找辛靜談問題的人，都必須先準備回答四個問號。
問號一：問題是什麼？
辛靜發現，過去每次開會，大家都要花好幾個小時，才能搞清楚真正的問題所在。這是因為大家習慣花時間口頭討論問題，卻從不先具體寫出來問題是什麼？現在他要求同事得先自己搞清楚「問題是什麼？」
問號二：導致問題的原因是什麼？
人們常在會議中花很多時間討論問題，卻不去真正找出造成問題的原因。但是唯有找出真正的原因，才能對症下藥。
自己就可以解決問題
問號三：有什麼可能的解決辦法？
以前開會時，一有人提出解決辦法，馬上就會有人反駁，氣氛開始火爆，大家爭執不下，搞到後來，常偏離主題，忘了在爭執什麼。會議結束時，對於可以克服問題的解決方法，反而被忽略了。這不僅拖延了開會時間，也常造成許多部門間的不愉快，而會議中想解決的問題依舊懸而未決。
根據過去的經驗，我發現人們在開會時，常有一個盲點：想找到完美的標準辦法，來解決問題。許多時候，不同部門之間，就因為對方提出的辦法不夠完美，因此堅持己見，彼此僵持不下。
其實，並非一切問題，都有所謂「完美的解決辦法」，或者僅有「唯一的解決辦法」。許多方案或許有些許瑕疵，但還是能解決問題，並不致於荒謬透頂。
但是在未經準備的會議中，因為焦點不明確，同事間常不自覺地將大部分心力放在討論這些瑕疵，導致偏離主題，產生磨擦，進而傷了同事情誼。
如果能事先設想幾個可能的解決辦法，這些辦法或許都不夠完美，但因為是思索後才提出來的，還是有其可行性，即使遭到質疑，也能清楚分析優缺點，所以不妨拋開批評，先全部寫下來。
倘若方案一不適用，還有方案二、方案三……如此將能避免空談，減少對立，逐漸凝聚共識，在不夠好中找出最好的解決方案。
問號四：你建議的解決辦法是什麼？
在會議中，人們常苦思、討論、煩惱了好幾個小時，仍在原地繞圈子，對幾個可能解決問題的方案取決不下。
如果能在事先考慮所有的解決方案後，就寫下「這是我建議的解決辦法」，並且說明為什麼在諸多可能方案中，選擇這一項，它的優缺點為何，那麼正確的解決辦法，就會像烤好的吐司那樣自然的從烤麵包機突顯出來。即使有些狀況仍需討論，花費的時間也明顯少多了。
怎麼樣？這四個問號夠簡單吧？
它們正像支撐答案的四根魔術棒，把原本混亂複雜的問題給挑明、撥清、理出頭緒，讓情況遵循有秩序、有邏輯的進程，得到合理的解決。真的，就像變魔術，一旦懂得如何靈活使用這四個問號，馬上就能發揮神奇的效果。
當辛靜立下這套新規則後，同事們很少再找他討論問題了。因為他們為了準備回答這四個問號，已經收集事實、衡量事實，也把問題想透徹了，結果發現自己就可以解決問題，根本用不著來找他。
「現在公司內用來憂慮及討論問題的時間大為減少，取而代之的是更多方向正確的行動，」辛靜說。這不僅消除了他四分之三的壓力，工作效率、健康和心情都起了奇妙的變化，讓他更能享受幸福的人生。
【本文摘錄自《PChome電子報‧人際溝通》推薦《多點思考更能放鬆－卡內基解壓方程式》天下文化】
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